10 minutos de planeación que aumentarán 10 veces tu productividad

Conocer cómo administrar el tiempo se convierte en un requisito permanente para cumplir con todo lo que haces de forma correcta y sin sacrificios. Pues si una cosa es cierta es que a diferencia del dinero, el tiempo es un recurso que no se recupera.

Aquí te presento el “Método de escalas” para aumentar tu productividad. Lo primero, es que debes tener claras todas las tareas que necesitas realizar. Las listas son útiles antes de llenar tu agenda porque te permiten visualizar todo lo que requiere ser atendido durante el día o la semana, pero en en el “Método de escalas”, a cada tarea debes asignarle un costo-beneficio. Esto te permitirá categorizarlas e identificar las prioritarias de la siguiente manera:

Bajo costo + gran beneficio

Estas tareas son las primeras que vas a realizar. A veces se trata de cosas pequeñas que dejas pasar en el día porque son sencillas y te quitarán poco tiempo. Erróneamente piensas que podrás realizarlas de manera simultánea a otras tareas o entre una y otra. Si no lo planificas, es más fácil que se te pases el día o la semana entera sin haberlas hecho. Entonces, el costo que tenían puede convertirse en uno muy alto.

Alto costo + gran beneficio

No quieras terminar con algo muy grande de un solo golpe. El alto costo puede también referirse al tiempo. Dosifica el esfuerzo que te va a tomar hacer una tarea larga. Divídela en partes y distribúyelas a lo largo del día o de la semana, según sea la urgencia. Sé realista en los recursos que cada tarea te exige. No les des las sobras de tu tiempo si conoces las posibles repercusiones de no tenerlas listas.

Bajo costo + menor beneficio

Por mínimo que sea el beneficio, hay tareas que no puedes eludir. También necesitan de tu atención. Designa el tiempo que les dedicarás y no las acumules. Si las vas arrastrando y las dejas para el final, sólo te vas a agobiar. Así sean breves y poco provechosas, no las postergues indefinidamente.

Alto costo + menor beneficio

No todas las tareas que exigen gran parte de tus recursos van a devolverte un beneficio significativo. Es una realidad y debes identificar cuáles son. Busca alternativas para que no te quiten el tiempo que podrías invertir en pendientes de mayor provecho. Evalúa si es absolutamente necesario que tú realices esa tarea. Si no es así, considera la posibilidad de delegarla.

Antes de iniciar el día, dedica entre 10 y 15 minutos para hacer tu lista de tareas, categorizarlas y planificar cómo las resolverás en las siguientes horas.

Si prefieres hacerlo de manera semanal, toma tiempo para repasar tu esquema del día y realizar modificaciones si se necesitan. Sentirás la satisfacción de haber sacado el máximo provecho a cada hora del día sin descuidar tu descanso. En resumen: 10 minutos de planeación son iguales a 10 veces mayor productividad.